Cash Recycling zorgt voor een efficiënt cashproces

"Met dit systeem is een goede controle van het proces mogelijk"

Achtergrond
Hermitage Amsterdam ligt in het hart van de Nederlandse hoofdstad en behoort tot de meest bezochte musea van Nederland.
In tegenstelling tot de meeste musea heeft de Hermitage zelf geen kunstwerken of permanente collectie. In plaats daarvan organiseert het twee tentoonstellingen per jaar met items uit de 3,5 miljoen kunstwerken die zijn ondergebracht in het moedermuseum, de Hermitage in St. Petersburg, Rusland.
De Hermitage trekt jaarlijks gemiddeld 420.000 bezoekers, waaronder veel studenten van scholen die gratis kunstlessen krijgen aangeboden.

Uitdaging
Vooral sinds de opening van een restaurant in 2015 is de Hermitage de laatste jaren gegroeid. Samen met het kaartverkoop en de winkel betekende dit de toevoeging van een derde ruimte waar het museum betalingen deed. In totaal betaalden 25% van de bezoekers met contant geld - minder dan het nationale gemiddelde van 40% (2018) - dus het was essentieel voor de Hermitage om de cashactiviteiten efficiënt te organiseren.

Oplossing

Het museum moest het geld dat uit de verschillende betalingsgebieden binnenkwam gescheiden houden, dus een Gunnebo SafeRecycling-oplossing voor bankbiljetten en munten was de ideale optie. Deze volgt niet alleen het bedrag dat door de werknemer wordt gestort, maar deze gegevens zijn gemakkelijk zichtbaar en kunnen online worden gecontroleerd met Gunnebo's CashControl-software.

“Menselijke fouten zijn niet ongebruikelijk, dus geldautomatisering bespaart ons natuurlijk tijd. Met dit systeem is een goede controle van het proces mogelijk ”, zegt Finance Manager, Peter.

Het recyclingsysteem is nauwkeurig en contante verschillen komen automatisch aan het licht.

"Dit bespaart veel tijd en frustratie omdat u het geld niet handmatig opnieuw hoeft te tellen", voegt Peter toe.

Voordelen
Wanneer werknemers contant geld storten, wordt dit eerst gesorteerd en vervolgens gebruikt om de kassa’s weer sneller aan te vullen. Als er een overvloed aan geld is, wordt het opgeslagen in de backoffice, klaar om te worden opgehaald door geldtransportdiensten. Om backofficeprocessen zo zelfvoorzienend mogelijk te maken - en om te voorkomen dat er te veel munten bij het geldtransportbedrijf moeten worden besteld - sturen medewerkers de overloopcassette met munten terug naar de SafeRecycling-eenheid.

"Het is fijn dat de Gunnebo SafeRecycling-oplossing een grote capaciteit heeft, anders zouden we veel vaker munten opnieuw moeten bestellen", zegt Peter.

In het verleden werden ook contant geld betalingen gedaan door de Hermitage. Er was een medewerker die het geld beheerde en ervoor zorgde dat er geld beschikbaar was. Omdat Gunnebo SafeRecycling gestorte munten en bankbiljetten kan uitgeven, heeft het museum deze interne kassa kunnen annuleren en effectief een eigen geldautomaat kunnen creëren.

Volgens Peter was Gunnebo de voor de hand liggende keuze. In zijn rol als Finance Manager staan veiligheid, betrouwbaarheid en efficiëntie altijd centraal - en Gunnebo heeft alle drie kunnen waarmaken.

"We zijn samen gaan zitten om een efficiënte oplossing te vinden die past binnen onze eigen processen zonder concessies te doen aan de beveiliging", besluit Peter. “Ik had vertrouwen in Gunnebo omdat we in elke fase samenwerkten, inclusief ondersteuning na installatie. Ik ben nog steeds erg blij met onze keuze!”